Antwort Was versteht man unter Dokumentenlenkung? Weitere Antworten – Was gehört zur Dokumentenlenkung
Prozess der Dokumentenlenkung
- Erstellung der dokumentierten Informationen.
- Prüfung der Dokumente, Aufzeichnungen und Formulare.
- Aufnahme der Dokumente in eine Liste dokumentierter Informationen, zum Beispiel in ein Dokumentenmanagement-System (DMS)
- Änderungen und Aktualisierungen der Dokumente.
- Freigabe.
- Archivierung.
Vereinfacht erklärt, beschreibt die Dokumentenlenkung die ganzheitliche Organisation von Dokumenten. Dazu zählen Praktiken, die sich der Erstellung, Prüfung, Verteilung und Entsorgung von Dokumenten widmen. Andere Begriffe für Dokumentenlenkung sind „Lenkung von Dokumenten“ oder „Lenkung von Aufzeichnungen“.Laut Definition in Wikipedia bezeichnet der Begriff Dokumentenmanagement „die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint. “
Was muss ein Dokument beinhalten : Dokumentierte Information
D.h., alle Dokumente müssen mit Titel, Datum, Autor und einer Referenznummer etc. versehen werden. Diese Dokumente unterliegen einer angemessenen Überprüfung und Genehmigung durch den oder die zuständigen Stellen in der Organisation (Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen ISO 9001:2008).
Welche Dokumente müssen gelenkt werden
Welche Dokumente und Aufzeichnungen müssen gelenkt werden
- Qualitätsmanagementhandbuch (wenn vorhanden)
- Prozess- bzw.
- ausgelagerte Dokumente aus dem Qualitätsmanagementhandbuch (zum Beispiel das Organigramm oder die Prozesslandschaft)
- Prüfprotokolle.
- Schulungsnachweise.
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- Geheimhaltungsverträge (NDA – Non-Disclosure Agreement)
- Ausschreibungen.
- Kaufverträge.
- Rahmenvereinbarung.
- Annahmeerklärung.
- Arbeitsvertrag.
- Mietvertrag.
- Bestellungen.
Es gibt verschiedene Dokumentenarten im Unternehmen, darunter Vertragsdokumente, Finanzdokumente, Personalunterlagen, betriebsinterne Dokumente und rechtliche Dokumente.
Das wichtigste Ziel des Dokumentenmanagement-Systems ist offensichtlich die Verbesserung der Dokumentenverwaltung. Das DMS soll dabei helfen, Dokumente effizient zu organisieren, zu speichern, zu erfassen und zu verwalten.
Was macht man im Dokumentenmanagement
Unter Dokumentenmanagement versteht man die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien innerhalb einer Organisation.Die Dokumentenlenkung bedeutet, dass die dokumentierten Informationen zu bewerten und zu genehmigen sind (sowohl vor der Herausgabe als auch nach einer Aktualisierung), Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus sichtbar sind und die Sicherstellung, dass die jeweils gültige Fassung an den Einsatzorten verfügbar …Gelenkte Dokumente umfassen oft so genannte mitgeltende Dokumente. Das können zum Beispiel Anhänge, Begleitdokumente oder Formulare sein. Diese mitgeltenden Dokumente können ebenfalls verwaltet und referenziert werden. Sie können Verweise auf mitgeltende Dokumente eintragen.
Wichtige Begriffe im Dokumentationsumfeld
Und hier heißt es: Dokumente sind Informationen und ihr Trägermedium, wobei gemäß Anmerkung 1 das Trägermedium Papier, ein magnetisches, elektronisches oder optisches Speichermedium, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus sein kann.
Was ist der Unterschied zwischen Dokumenten und Dateien : Genau genommen ist ein Dokument das, was man auf dem Computerbildschirm sieht (z.B. Text, Foto). Dieses kann dann in Form einer Datei auf dem Computer abgespeichert werden.
Was ist der dokumenttyp : Ein Dokumenttyp ist dabei eine Klasse ähnlicher Dokumente, wie beispielsweise Telefonbücher oder Inventurdatensätze. Die Dokumenttypdefinition besteht dabei aus Elementtypen, Attributen von Elementen, Entitäten und Notationen.
Wann muss ein Dokument gelenkt werden
Damit immer eindeutig erkennbar ist, welche Version aktuell ist, wer das Dokument verfasst hat und auf welche Arbeitsbereiche es sich bezieht, ist die Dokumentenlenkung notwendig. Anhand festgelegter Bestimmungen soll somit die Qualität sichergestellt werden, zum Beispiel durch ein spezielles QM System.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Der Prozess der Dokumentenlenkung ermöglicht eine klare Rückverfolgbarkeit von Änderungen, Genehmigungen und Versionen von Dokumenten. Dadurch wird Transparenz geschaffen und die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Entwicklungen gewährleistet.So funktioniert Dokumentenmanagement
Ein DMS speichert zunächst alle eingehenden Dokumente und hinterlegt dazu jeweils Metadaten in einem zentralen Archiv. Mithilfe von Metadaten wie Schlagwörtern oder Zeitangaben lassen sich die Dokumente in einem Managementsystem klassifizieren und später wiederfinden.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem einfach erklärt : Im Kontext des Dokumentenmanagement bedeutet die Abkürzung "DMS" Dokumentenmanagementsystem. Darunter versteht man eine Softwareanwendung oder ein System zur Erfassung, Bearbeitung, Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und Dateien wie Rechnungen, Verträge und E-Mails.